Fotografía: Federico Romero (vía Flickr)

En ocasiones se cometen errores que impiden transmitir un mensaje con la suficiente claridad, para ser más precisos y asegurar la comprensión es necesario utilizar técnicas o estilos de escritura. Algunos consejos al momento de escribir en una de las más importantes herramientas de comunicación como es el correo electrónico son los siguientes:

Se debe tener en cuenta la jerarquización y distribución equilibrada de la información, utilizando tabuladores, sangrados, listas y espacios en blanco; para indicar elementos de cabecera (saludo), pie (despedida) y contenido.

La tipografía debe ser homogénea, del mismo color y solo se debe cambiar el tipo de letra al momento de citar extractos de otra fuente. Realizar un uso correcto de  mayúsculas y minúsculas, negrita, cursiva y subrayado pero sin excederse. Utilizar Letras de mayor tamaño para títulos y encabezados.

El asunto es un pequeño espacio de vital importancia en especial para este tipo de comunicación, de su cuidado depende la presentación de su correo en la bandeja de entrada del receptor y la frase resume el contenido del mensaje, por lo tanto se debe ser muy conciso y eliminar las palabras superfluas y construcciones complejas.

Si el envío se realiza a varios destinatarios, se debe utilizar el campo COO (con copia oculta) siendo esto una muestra de respeto hacia las personas y su privacidad, si se trata de un tema con menos formalismo, utilizar el campo CC (con copia) es lo recomendado. Para muchos usuarios esto es totalmente desconocido, pero se debe implementar ya que para ello han sido creadas estas funciones.

Aunque parezca de poca importancia la firma es el moño del e-mail es lo que cierra una correo bien redactado, mostrar información de contacto como el nombre, un e-mail, un sitio web si se tiene y un teléfono en el cual encontrarlo.

Por último la regla de oro quizás las más importante, utilizar muy bien la ortografía, que es parte de la gramática y ayuda al uso correcto de las reglas y normas que tiene el idioma. Contribuyendo al mejoramiento de la redacción y composición del texto.

Referencias: Recursos Humanos, Techlosofy, Mail X Mail, Alberto Calle.